ОФИС-МЕНЕДЖЕР, КТО И ЗАЧЕМ?
24 июля 2012
Одним из вариантов карьерного роста секретаря, является должность офис-менеджера — сотрудника, наделенного гораздо большими исполнительскими и организационными полномочиями. Если вы наберете в поисковике "Вакансии офис-менеджер" вы будете удивлены спросом сотрудников на эту должность. Но если вы начнете читать описание этих вакансий, то увидите сплошную кашу из, несвязанных между собой. В этой статье мы предлагаем разобраться какие же обязанности должен выполнять офис-менеджер и почему он важен в офисе.
Если раньше в обязанности секретаря входили ответы на звонки и приготовление кофе, то сейчас даже в наших странах, руководители стали понимать что от грамотного офис-менеджера зависит очень многое.
Сначала давайте проведем грань между секретарем и офис-менеджером. Если в ваши обязанности входит: ответы на звонки, ведение календаря руководителя, выполнение личных поручений руководителя, приготовление напитков, заказ билетов, пропусков в офис, ксерокопирование и подшивка материалов, то вы — секретарь.
Офис-менеджер – это младшая руководящая должность. Работа офис-менеджера состоит из руководящей и исполнительской. Обязанности могут незначительно варьироваться в зависимости от специфики деятельности предприятия, но в целом они одни. Офис-менеджер руководит секретариатом и вспомогательным персоналом (разнорабочие, уборщицы, иногда водители). Если это крупная международная фирма и имеется отдел по заказу виз и билетов, то офис-менеджер руководит и этим отделом, если нет — занимается этим вопросом самостоятельно.
Кроме того, офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение офиса: мебель, канцелярские товары, технику, сюда же относится проведение инвентаризации. Офис-менеджер следит за работоспособностью, комфортом работы, всей бытовой жизнью в офисе, начиная от покупки полотенец tork universal в МЕТРО, заканчивая организацией режима питания. Покупка корпоративных подарков сотрудникам на праздники или деловым партнерам компании. Офис-менеджер занимается обликом офиса и планирование рабочего пространства для сотрудников. В каких-то компаниях офис-менеджер имеет обязанности менеджера по персоналу.
Уровень ответственности офис-менеджера высок. Нужно четко реагировать в непредвиденных ситуациях. Если отключится электричество придется срочно искать электрика, других специалистов, если у кого-то поломается кондиционер или другая техника. Быть готовым позвонить в выходной день на личный мобильный телефон директору другой фирмы, если того требует ситуация.
Обязанностей у офис-менеджеров очень много, много общения с людьми, бывает сверхурочная работа и стрессовые ситуации. Но в больших компаниях очень ценят хороших организаторов, и спрос таких сотрудников весьма высок.